社員１０名が見えてくると見直しすること
社員が増えてくるといろいろと検討すべきことが増えてくる。
もともとしっかり規則類を整備しているつもりでも、よくよく見なおすと穴があったり、改善しないといけないことは無限とおもえるほどたくさん出てくる。
会社の制度見直しする一つ目のラインは従業員１０名を超えるタイミング。
次は５０名を超えるタイミングで法律上の義務も変わってくるので、いま当社の社員は８名だけれどもそろそろ準備にとりかからないとあとでめんどくさいのだ。
（従業員数によって変わる法律上の義務はまた改めます）
創業時点でルール化したものも、日々の運用で気づくことがあり、一つ一つメモ書きしながらPCに保管していたのだが、安物のPCを使っていたせいと、私のPC知識の不足からデータが消滅してしまう忌々しき事態が発生してしまった。
社内のITインフラの面倒を見てくれている偉大な後輩様からは、「PCは壊れても初期化するな」という教訓を教わった。
そして、重要な知的財産は安全な場所に保管するように指示されたので、いまはグーグルワンドライブに保管している。これで安心。
さて、そんなこんなで面倒な社内制度を改めてシコシコと見直ししているのだけれど、これも若い経営者は準備不足が多くまた忘れがちなことなので参考にしていただきたい。
【社員１０名がみえてくると見直しすること】
１．資金繰りの見直し
２．規則の見直し
３．社員教育制度の見直し
なんと当たり前のことかと思うが、当たり前と思った経営者はまだ普通で、これが当たり前と思っていない新米経営者が驚くほど多いので、不安な方はじっくりと、当たり前と思う方はページをそっと閉じてもらいたい。
事業活動を行う上で最重要なのは資金繰りだ。金がないと社員の給料も払えないし、新しいことを始めることもできない。金がないと誰も救えない。
そこで、余裕があったとしても、一度キャッシュを見直ししてみる必要がある。儲かっている会社は感覚的に楽観的になりがちであるが、経営も人生も、何が起こるかわからない。万が一は、高確率で起こるものだ。
経営的には売り上げがいきなりゼロになったと仮定して、どれだけ耐え忍ぶことができるか。を再計算する。ちなみに、ゼロになってからでは資金調達はやや難度が高い。貸す側に立って考えれば理解できるが、売り上げが立っているうちに、十分な運転資金の調達を準備しておくことが必要だ。
最近は中小企業でも1％を切りそうなほどの低金利で運転資金を調達できる方法があるため、「万一」にも準備をしておくことが必要だ。
助成金も受給できるまで６か月以上の期間を要するが、忘れたころに口座に入金されていると嬉しい。必ず手続きしておくこと。
また、就業規則類も見直しする必要がある。就業規則の重要さは先のブログで何度も書いている通りなので参照してもらいたいが、
当社の就業規則も見直しすべき点がちょこちょこ見つかっている。
例えば、
労災以外を原因とする病気休暇の扱いについて、別傷病なら通算するか、何日まで
OKか、どの社員も同一にするか、復職時の手続きは厳しすぎないか。
有給届け出の事前届け出はいつまでをいうのか。規則に盛り込むべきか。
喫煙の扱いは盛り込むべきか
など検討すべき事項が沢山あった。
そのほかにも良かれと思って実施している福利厚生制度も、利用者が少なかったり、特定の人員しか利用しないものは見直すか、廃止を検討しなければならない。
偏り始めている制度は要仕分け検討項目として社員の意見を聞く。
福利厚生制度は
①受益の公平性
②費用の妥当性
③利用時期の適正
④事業目的との整合性
⑤恒久性
をよく考えて実施したつもりでも、なかなか残るものと残らないものがあるので面白い。
なお、従業員の生活に大きな影響があるような住宅制度などは気まぐれで廃止すると大反発が起きるので実施は慎重に検討する必要がある。
それから、社員教育についてであるが、社長が直接従業員の教育に当たれている間は十分理念や会社の方針が伝わるが、ミドル層にマネジメントを任せ始める従業員10人くらいの組織となると、社員教育が末端に伝わらずにサービスの低下が起き始める。
ミドル層のマネジメント職には指数的な目標と、重要な点を絞って繰り返し伝えていかなければならない。
私たちのような事務職は毎日の創意工夫が非常に重要で、一秒でも作業時間を短縮する工夫は日々繰り返し行わなければならない。マイナス成長してしまう落ちこぼれは必ず出るが、その率が高くならないように愛情をもって教育できる人物であるよう、ミドル層を育成しておくことは欠かせない。
それなりの規模でまだ社長が現場を切り盛りしている組織がよくあるが、能力の高かった人間はいつまでも人に任せられないのである程度の年齢となると結果的に無能になってしまう。
代表者が死んでもなんとか会社が運営できるように、文書で、目標指数で、沢山のことをつたえていかなければならないのは創業してしまった経営者の義務で、いつまでも自分の会社だと思っていると組織は成長しないものだ。会社は公共物であり、社長はただの役割なのだ。
決してかなわないと知りながら、数年後にはリタイアしてバケーションしている夢を見ることも必要だ。
